Alternance BTS GPME - Assistant formation (h/f) - GPME/18

Dans le cadre de son BTS Gestion de la PME, IRTA Sup'Études recrute pour une entreprise partenaire, un Assistant administratif au sein d'un service formation en alternance (h/f).

MISSIONS

• Vous suivez les missions administratives du Centre de formation : 
  • Vous prenez en charge l’accueil téléphonique, physique et vous assurez de la bonne orientation de vos interlocuteurs
  • Vous gérez l’envoi et la réception des courriers
  • Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiseret d’automatiser le système administratif
  • Vous gérez les commandes de fournitures et le stock
  • Vous participez aux achats du service et gestion du matériel nécessaire aux formations
• Vous suivez et gérez les plannings :
  • Vous participez à la mise à jour du planning des formateurs.
  • Vous gérez les déplacements en réservant hôtels et éventuellement billets de train/avion via le site EGENCIA et mettez à jour les plannings
• Vous assistez l'activité du service :
  • Vous participez à l’élaboration des conventions et convocation de stage et attestations de formation
  • Vous préparez les supports de formation et envoi aux clients
  • Vous créez les missions de formation
  • Vous passez des ordres d'achats
  • Vous facturez les missions et veillez au suivi
• Vous assistez le responsable du Service Formation Externe dans la gestion financière du centre de profit :
  • Vous participez aux missions commerciales et administratives du Pôle compétences
  • Vous assurez le reporting commercial (statistiques, gestion de bases de données)
  • Vous gérez les impayés : Recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction du réseau
  • Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence

PROFIL

• Nous recherchons une personne dotée d'un bon esprit d'équipe, organisée et rigoureuse.
• Vous savez faire preuve d'initiative et de polyvalence.
• Vous aimez le travail en équipe et avez le sens du service.
• La maitrise des outils bureautiques serait appréciée.

CONDITIONS D'ADMISSION

• Justifier du Bac
• Etre inscrit(e) à l'IRTA Sup'Études pour préparer un BTS Gestion de la PME